Gestion du matériel pédagogique robotique par QR codes

Le côté cool et séduisant de la robotique en pédagogie, c’est l’aspet concret 😏. Mais l’envers du décors, le côté obscur, c’est la gestion du matériel 😱😱.

Recherche des références/fournisseurs 💻, commandes 🛒, notes de frais 🧮🧾, suivi des colis 📦, réclamation ☝️, réception 📬, dépackaging ✂️, étiquettage 🏷, packaging 🎁, stockage 📥, déstockage 📤, récupération 📥, relance 📣, vérification 🔍, réparation 🛠, inventaire 📋, re-recherche de références/fournisseurs 💻, re-commandes 🛒, re-notes de frais 🧮🧾… 🌀🌀

Et ce qui complexifie encore plus la gestion, c’est que certains matériels sont partagés entre plusieurs activités (cours, projets de fin d’étude ou encore projets labo par exemple) et donc il faut viser juste sur les périodes de mobilisation 🤹 et ne pas s’emmêler les pinceaux.

Concrètement jusque là, on étiquetait 🔖 chaque unité avec un numéro unique. Et le tout était dûment répertorié 📝 dans un tableur aux multiples onglets. Quand un matériel était fourni à un étudiant (ou mis dans un kit), on recherchait son onglet, son type et son numéro et on inscrivait le nom de l’étudiant (ou du kit) dans la cellule correspondante. Lorsqu’il était rendu, on effectuait les mêmes étapes pour repasser le matériel en stock.

Bon en réalité, ça c’est le fonctionnement quand tout va bien. Sauf que dans la vraie vie 🧐, les étudiants ne rendent pas tous le matériel dans les temps. Et sauf que dans la vraie vie 😓, il y a aussi des périodes de rush (souvent) (trop souvent) qui se cumulent aux périodes de rush des étudiants : combien de fois, déjà enlisés dans plusieurs tâches à réaliser en simultané, n’avons-nous pas pu prendre le temps d’attraper l’ordinateur pour noter dans le tableur (en se disant qu’on oubliera pas 🤣… 😭) tout le matériel demandé en urgence par plusieurs groupes d’étudiants car l’évaluation tombait le lendemain ?

Tu sais où est passée la Pi n°35 ? Ils ont fini par ramener le matériel, le groupe 4 ? Et la Arduino 57, elle a été rendue ? La caméra 22 ? ah, elle est affectée au Kit Vision pour le projet Car… 🧩 Regarde combien on a de câbles disponibles, ça ira pour le nombre de kits qu’on doit fournir pour le cours à la fin du mois ? 🤯

Pour nous simplifier la vie 🥺 et gagner un peu de temps ⏱, on passe enfin à une vraie base de données et surtout à un système de scan par QR Code. On rentre le matériel dans la base lors de l’inventaire, on génère les QR codes pour chaque objets à la taille voulue, on imprime et on étiquette. Ensuite, il n’y a plus qu’à scanner le code pour retrouver la fiche de l’objet (un téléphone connecté suffit), puis scanner la carte de l’étudiant pour l’attribuer (ou demander une remise en stock lors du retour du matériel).

Planche de QR codes pour une série d’étiquettage et kit Arduino à scanner (les éléments qui le composent sont déjà scannés et attribués au kit) et à attribuer grâce au scan de la carte étudiante

Le développement de ce service a été réalisé par Eliaz pendant son stage au labo lors du second semestre 2020. Aujourd’hui, après avoir fait une partie de l’inventaire du matériel et collé des QR codes partout 🤪, on le met à l’essai. Et pour l’instant, on en est plutôt contents et le gain de temps logistique est perceptible 👍! En tout cas, c’est prometteur et on a déjà des idées d’amélioration 😁.